Roundtable_Review 2014

Wie funktioniert die Zusammenarbeit?

◦ Wenn die Zeit vorhanden und die Aufgabenstellung klar ist, dann entsteht eine konstruktive und zielstrebige Zusammenarbeit.

◦ Oft fehlt es an der Zeit und die Kapazität der Beteiligten ist so erschöpft, dass wichtige Themen am Ende des Tages und nicht ausreichend besprochen bzw. erarbeitet werden. Dies führt zu Verzögerungen oder der unabgesprochenen Ausarbeitung, die wiederum zu unnötigem Konfliktpotenzial zwischen den Akteuren führt.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Entkopplung und realistische Kapazitäteneinteilung, eventuell Umverteilung der Rollen und Aufgabenbereiche.

Informieren wir einander ausreichend und rechtzeitig?

◦ Informationsfluss ist sehr schwierig, es gibt keine Reporting Prozesse, keine regelmäßigen Feedbackloops etc. Oft kommen Informationen aus zweiter Hand, oder im Laufe des Prozesses, sodass vorherige Entscheidungen auf einem unvollständigen Wissensstand basieren. Dazu kommt, dass manchmal der Eindruck entsteht mit einem selektiven Informationfluss konfrontiert zu sein. Daraus resultiert eine generelle Skepsis über die Vollständigkeit der Informationen.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Definierte Reporting Prozesse, Dokumentation von Meetings und Entscheidungen, volle Informationspflicht unter Partnern - initialer Schritt: Aussprache und Vertrauensaufbau

Wo und warum treten Missverständnisse oder Konflikte bei der Zusammenarbeit auf?

◦ Missverständnisse treten durch Unklarheiten in Aufgaben, Verantwortung und Absprachen auf. Oft wird von unterschiedlichen Absprachen ausgegangen, oder die Vorstellungen von der Ausführung und Umsetzung der Aufgabe sind so unterschiedlich das noch während des Prozesses ein Konflikt entsteht der es nicht zulässt das Resultat als Ausgangspunkt für die Evaluation zu nutzen. Dazu ist oft unklar, vor allem für andere Mitarbeiter, an wenn man sich wenden soll bei Fragen bzw. von wem Anweisungen kommen und welche dann im konkreten Fall zu befolgen sind.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Klar und bindende Beschreibung der Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungskompetenz die an alle Mitarbeiter kommuniziert wird. Daraus resultieren Pflichten und Rechte die zu erbringen und einzuhalten sind.

Wie könnten Konflikte ggf. besser gelöst werden?

◦ Konflikte sollten durch die ernsthafte Auseinandersetzung mit den angesprochenen Punkten vermindert werden. Natürlich wird es immer Fehler, Konflikte und Missverständnisse geben. In diesen Situationen sollte eine Diskussionskultur gelebt werden die sachlich, fair und lösungsorientiert ist und sich bewusst ist, dass der Konfliktpunkt aus unterschiedlichsten Perspektiven wahrgenommen wird und jede Perspektive gleichwertig bzw. relevant ist. (Faule Kompromisse entstehen wenn ausschließlich extrovertierte oder ‘laute/aggressive’ Akteure zu Wort kommen oder rhetorische Fähigkeiten den eigentlichen Sachverhalt verschleiern.) Unzureichende Kompromisse oder Übereinkommen entstehen wenn subjektive Überzeugungen den eigentlichen Sachverhalt verschleiern.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: siehe 'Werden die Ursachen von Erfolg und Misserfolg sachbezogen ermittelt und offen diskutiert?'

Werden Aufgaben ausreichend und verständlich erläutert?

◦ Oft - nicht immer - werden die Aufgaben zwar ausreichend erläutert es fehlt aber an konkreten Zielsetzungen und Rahmenbedingungen in denen die Aufgabe erfüllt werden soll/muss. Dies führt regelmäßig zur Frustration aller Beteiligten und erhöht das Arbeitspensum durch Korrekturschleifen unnötig.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Mitarbeiter oder Teamkollegen müssen gebrieft werden. Ein Briefing enthält nicht nur die Aufgabenstellung sondern auch klare Akzeptanzkriterien, ein Kapazitätsbudget und eine ‘Definition of Done’.

Wird ausreichend Spielraum für selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten gegeben und genutzt?

◦ Ein entscheidender Punkt, da sich die Anforderungen, an die Mitarbeiter als selbstständige, eigenverantwortliche Teammitglieder tief in der Kultur der Organisation verankert. Selbstständig und eigenverantwortlich bedeutet aber nicht nur proaktiv, intrinsisch motiviert und perfekt strukturiert sondern erfordert auch selbstbestimmtes Arbeiten mit einem Gestaltungsspielraum der es dem Mitarbeiter erlaubt sich zu entfalten und eigene Erfahrungen (gute wie schlechte) zu machen. Übergreifende Kontrolle und kontinuierliche Einmischung sind ein negativer Störfaktor und führen zu einer Überforderung, Verunsicherung und Einengung die es dem Mitarbeiter nicht ermöglichen seinen eigenen Weg zu finden. Dadurch entsteht eine Abhängigkeit und Weisungserwartung die das Gegenteil von selbstständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten ist.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Bedingung für das Selbständige Arbeiten ist ein vollständiges Briefing, die Verantwortung dafür liegt beim Aufgabengeber (aka Vorgesetzten). Am Ende der zugeteilten Kapazität wird das Resultat abgenommen. In der Zwischenzeit gibt es keine Einmischung, es sei denn sie ist explizit als Review oder Feedback erwünscht.

Beziehen sich die Beteiligten gegenseitig ausreichend bei Entscheidungsfindungen ein?

◦ Unser größtes Thema. Es könnte so schön sein. Ist es aber nicht. Überall ist Mitsprache gefordert, selten so umgesetzt, dass es zu qualitativen, nachhaltigen und vor allem ausschöpfenden (die Beteiligten haben den Sachverhalt komplett verstanden und sind sich der unterschiedlichen möglichen Auswirkungen bewusst) Entscheidungen kommt. Oft durchlaufen wir langwierige und überflüssige/intransparente Prozesse, die am Ende doch nur Entscheidungen hervorrufen die nicht von allen getragen werden. Dies führt zu Unmut. Woran es fehlt ist Vertrauen in die Kompetenz der jeweiligen Spezialisten und deren Fähigkeit die an Sie herangetragenen Bedenken/Informationen in Ihre Entscheidung einfließen zu lassen.

◦ Das andere Szenario ist, dass Entscheidungen vorschnell und aus dem Bauch heraus geschehen, ohne die in fast allen Bereichen vorhandenen Spezialisten einzubeziehen: das Resultat ist eine höhere Wahrscheinlichkeit einer Fehlentscheidung und Unverständnis bzw. Unmut da sich die Spezialisten übergangen und nicht ernst genommen fühlen.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Es gibt klare Hierarchien und Verantwortungsbereiche in diesen hat eine Person das letzte Wort (Entscheidungsleiter). Ergänzend dazu gibt es klar definierte Bereiche oder Fragestellungen die mit allen Mitarbeitern in dafür vorgesehenen Prozessen diskutiert und entschieden werden.

Werden Kritik und Anerkennung angemessen geäußert?

◦ Die eingeforderte offene Fehlerkultur stellt sich als äußerst Schwierig dar, wenn grundsätzliches gegenseitiges Vertrauen nicht ausreichend vorhanden ist. Oft wird durch die diffuse Verantwortung und Zuständigkeit die Ursache hin und hergeschoben und es endet eher in Anschuldigungen und Frustration. Hier geht es wieder um eine andere Form der Diskussionskultur.

◦ Im großen und ganzen wird zu selten gelobt und sich gegenseitig auf die Schulter geklopft. Menschen haben unterschiedliche Motivationsanreize. In fast allen Fällen hilft es aber vorhandene Erfolge offen zu zelebrieren und damit zu einem gemeinsamen Erfolg zu machen.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Idee und Methoden zu Anerkennungskultur entwickeln; interne Supervision ermöglichen; Mentor-System einführen.

Werden die Ursachen von Erfolg und Misserfolg sachbezogen ermittelt und offen diskutiert?

◦ Es gibt zwar die von allen geteilte Anforderung regelmäßiger Analysen oder Projektspezifischer Retrospektiven, hier fehlt es aber an Zeit, Forum und Prozess dies qualitativ ausschöpfend zu tun. Das Resultat ist: Fehler übertragen sich in die nächsten Projekte, verstätigen sich im schlimmsten Fall und werden in Zukunft als unumstößlich wahrgenommen.

//Auswirkungen auf die Ausrichtung von partou: Regelmäßige Retrospektiven in allen Teams und projektspezifisch nach Abschluss. Retrospektiven im freien Wortsinne: jedes Team kann seine eigene Review-Kultur pflegen, so lange es einen solchen Prozess abgesprochen und implementiert hat.